Uma organização saudável, explica Prusak (1998), gera e usa o conhecimento. Na medida em que interagem com seus ambientes, elas absorvem informações, transformam-nas em conhecimentos e agem com base numa combinação desse conhecimento com suas experiências, valores e regras internas. Na falta de conhecimento, as empresas não conseguiriam se organizar e se manter em funcionamento.
A geração ou criação do conhecimento denota o conhecimento adquirido por uma organização, bem como aquele que ela desenvolve. Em termos de empresas, o conhecimento adquirido não necessariamente se restringe ao recém-criado. Ele precisa apenas ser novidade para a organização e pode ser obtido de outras empresas. Em se tratando de conhecimento organizacional, originalidade é menos importante que utilidade. A empresa direcionada para o conhecimento necessita contar com a disponibilidade do conhecimento adequado quando o onde ele possa ser aplicado e não gerar idéias novas como um fim em si (PRUZAK, 1998).
Para que a gestão do conhecimento produza os efeitos desejados é preciso, num primeiro momento, identificar o conhecimento externo da empresa. Segundo Probst, Raub e Ropmhardt (2002), a identificação do conhecimento externo compreende a análise e a descrição do ambiente de conhecimento da empresa.
Na atualidade, um número elevado de empresas entende que é difícil definir um quadro geral de habilidades, informações e dados internos e externos. Essa falta de transparência conduz a ineficiência, a tomada de decisões precipitadas e a duplicação de informações. Probst, Raub e Ropmhardt (2002) sustentam que uma gestão eficaz do conhecimento deve, portanto, garantir transparência interna e externa suficientes e ajudar os funcionários individuais a localizarem o conhecimento de que necessitam ou a criarem o conhecimento, quando assim necessário for.
Uma parte substancial dos conhecimentos que uma empresa possui é importado de fontes externas, tais como: relações com clientes, fornecedores, concorrentes e parceiros em empreendimentos cooperativos. Todas essas fontes têm um potencial que dificilmente é empregado em sua totalidade. As organizações também têm a possibilidade de comprar o conhecimento que não conseguem desenvolver por elas mesmas, recrutando especialistas ou adquirindo outras empresas particularmente inovadoras (PROBST, RAUB e ROPMHARDT, 2002).
